CONCILIACION
BANCARIA
Existen dos
registros del efectivo del negocio: La cuenta de Efectivo en Banco que lleva la Empresa en
su propio mayor general y el Estado de Cuenta del Banco que muestra el importe real de
efectivo que tiene la empresa en el Banco.
Cada mes el banco
está en la obligación de enviar a las empresas que tienen una cuenta corriente abierta
en esa entidad, una relación detallada del movimiento de esa cuenta en el mes y el saldo
al final del mes. Generalmente este saldo, que trae el estado de cuenta que envía el
banco mensualmente, no coincide con el saldo que la cuenta “Efectivo en Banco"
refleja en los libros de la empresa; en este caso se requiere hacer una Conciliación
Bancaria cada mes, para determinar las causas de las diferencias existentes y de conseguir
el saldo correcto.
Quizás
los saldos en libro de la empresa y el estado de cuenta del banco muestren importes
diferentes pero a pesar de ello ambas están bien. La
diferencia se produce debido a la demora en el tiempo de registrar ciertas operaciones.
Cuando una empresa extiende un cheque realiza de inmediato un crédito en su cuenta
Efectivo en Banco, sin embargo, el Banco no rebajará este importe del cheque hasta que lo
reciba para su pago. Esto puede tomar días, incluso semanas, si el beneficiario demora en
cobrar el cheque. De igual forma la empresa hace un débito a Efectivo en Banco por todos
los ingresos de efectivo pero quizás se necesite un día o más para que el Banco aumente
ese importe al saldo de la cuenta de la empresa.
El
buen control interno significa conocer de dónde procede el dinero de la empresa, como lo
gasta y el saldo actual de efectivo. En este caso el contador tiene que explicar los
motivos de las diferencias que existen entre
las cifras en los registros de la empresa y el estado de cuenta del banco y determinar el
importe real de efectivo en el banco en una fecha determinada. A este proceso se le conoce
como conciliación bancaria. Si se hace en forma apropiada, la conciliación bancaria
asegura que se hayan contabilizado todas las operaciones de efectivo y que los registros
de efectivo en banco y en los libros de la empresa estén correctos.
Algunas
partidas comunes que ocasionan diferencias entre el saldo en el banco y en los libros de
la empresa son:
1. Partidas registradas por la empresa pero no
registradas aún por el banco:
¨ Depósitos en tránsitos: Generalmente
corresponden a depósitos enviados, o que por cualquier otra causa no haya llegado al Banco; en este caso aparecen
cargados en los libros de la empresa, pero no abonados por el Banco.
¨ Cheques pendientes o en tránsito: Cheques
emitidos por la empresa y no cobrados en el banco por el beneficiario del mismo; esto trae
como consecuencia que estén abonados en libros, pero no cargados en el Estado de Cuenta
del Banco.
2. Partidas
registradas por el banco pero no registradas aún por la empresa.
a) Cobros realizados por el banco. En ocasiones el
banco cobra dinero por cuenta de los depositantes. Esto ocurre cuando una empresa cliente
paga directamente al banco, como por ejemplo una transferencia electrónica, o cuando el
banco cobra un efecto por cobrar, con sus correspondientes intereses, por cuenta del
depositante. Por lo regular el banco notifica al depositante estos cobros realizados
directamente en el estado de cuentas.
b) Cargos por servicios. Este importe son los
honorarios del banco por procesar las operaciones del depositante. El depositante se
entera del importe del cargo por servicios en el estado de cuentas del banco.
c) Ingresos por intereses sobre cuentas de cheques. Muchos
bancos pagan intereses a los depositantes que mantienen un saldo de efectivo lo
suficientemente grande en la cuenta. El banco le notifica al depositante de estos
intereses en el estado de cuentas.
d) Cheques sin fondos recibidos de clientes. El
girador extiende el cheque, acredita a
Efectivo para registrar el pago en los libros y le entrega el cheque al beneficiario. Al
recibir el cheque, el beneficiario hace un débito a su cuenta de Efectivo en sus libros y
deposita el cheque en el banco. El banco del beneficiario aumenta de inmediato el importe
recibido al saldo del beneficiario en el banco, bajo la suposición de que el cheque es
bueno. El cheque se regresa al banco del girador, el cual a su vez rebaja su importe del
saldo en el banco del girador. Si el saldo que tiene el girador es insuficiente para pagar
el cheque, el banco se niega a pagarlo, cancela la deducción realizada y envía una
notificación de “cheque sin fondo” al
banco del beneficiario. El banco del beneficiario rebaja el importe del cobro del saldo
del beneficiario en el banco y le notifica a éste de la acción realizada.
e) Cheques cobrados, depositados y devueltos al
beneficiario por el banco por motivos diferentes a cheques sin fondos. Esto puede
suceder tanto en los registros de la empresa, como en los del Banco; ya que al registrarse
cualquier operación (depósito, cheques, etc.), puede colocarse una cantidad distinta, lo
que trae como consecuencia que los saldos no son iguales. Los bancos devuelven los cheques
al beneficiario sí:
¨ Se
ha cerrado la cuenta del girador.
¨ La
fecha está vencida. Está regulado que caducan a los 60 días.
¨ La
firma no está autorizada.
¨ El
cheque ha sido alterado.
¨ El
cheque presenta tachadura o las cifras son confusas.
¨ El
cheque utilizado no es adecuado.
3. Errores de la empresa o del banco. Por ejemplo el
banco puede cargar inadecuadamente (disminuir) el saldo de la cuenta en el banco, por un
cheque extendido por otra empresa. O una empresa puede calcular mal el saldo de su cuenta
de banco en sus propios libros. Otras diferencias: Algún
otro tipo de diferencia que ocurren con menor frecuencia. A pesar de lo que pueda ocurrir,
todos los errores se tienen que corregir y las correcciones serán una parte de la conciliación bancaria.
Pasos
a seguir en la preparación de la conciliación bancaria.
1.
Se
comienza con dos cifras, el saldo que aparece en el estado de cuenta del banco (saldo
según el banco) y el saldo de la cuenta Efectivo en Banco de la empresa (saldo según
libros).
2.
Aumentar,
o disminuir, al saldo del banco aquellas partidas que aparecen en los libros pero no en el
estado de cuenta del banco:
a) Aumentar los depósitos en tránsito
al saldo del banco. Los depósitos en tránsito
se identifican comparando los depósitos relacionados en el estado de cuenta del banco con
la relación de cobros de la empresa. Aparecen como de efectivo en los libros pero no como
depósitos en el estado de cuenta del banco. Como una medida de control el contador debe
asegurarse también que los depósitos en tránsito del mes anterior aparezcan en el
estado de cuenta del banco del mes actual. Si no es así quizás se hayan extraviado los
depósitos.
b) Rebajar
del saldo del banco los cheques en circulación. Los cheques en circulación se
determinan comparando los cheques cancelados que se reciben junto con el estado de cuenta
del banco, con la relación de cheques de la empresa en el diario de egresos de caja. En
los libros aparecen como pagos de efectivo,
pero en el estado de cuenta del banco no aparecen como cheques pagados. Esta comparación comprueba también que todos los cheques pagados por el banco sean
verdaderos cheques de la empresa y que fueron registrados correctamente tanto en el banco
como por la empresa. Por lo general los cheques en circulación representan la partida
más numerosa en la conciliación bancaria.
4. Calcular el saldo del banco ajustado y el saldo en libro ajustado. Los dos saldos ajustados deben ser iguales.
METODO DE SALDO CORRECTO
CONCILIACION BANCARIA
Nombre de la Empresa
Fecha
A partir del Saldo del Estado de Cuentas del Banco
|
||
Saldo según Estado de Cuenta del Banco
|
xxx.xx
|
|
Más:
Depósitos en tránsitos
|
xxx.xx
|
|
Corrección de errores
|
xxx.xx
|
xxx.xx
|
Subtotal
|
xxx.xx
|
|
Menos: Cheques pendientes o en tránsito
|
xxx.xx
|
|
Corrección de errores
|
xxx.xx
|
xxx.xx
|
Saldo correcto en día-mes-año
|
xxx.xx
|
|
A partir del Saldo en Libro de la Empresa
|
||
Saldo
según libro de la empresa
|
xxx.xx
|
|
Más: Cobros realizados por el Banco
|
xxx.xx
|
|
Intereses
ganados s/ saldo en banco
|
xxx.xx
|
|
Corrección
de un error en libros
|
xxx.xx
|
|
Otras
diferencias
|
xxx.xx
|
xxx.xx
|
Subtotal
|
xxx.xx
|
|
Menos: Cargos por servicios
|
xxx.xx
|
|
Cheques
sin fondos
|
xxx.xx
|
|
Costo
de los cheques impresos
|
xxx.xx
|
|
Otros
cargos realizados por el banco
|
xxx.xx
|
xxx.xx
|
Saldo
correcto en día-mes-año
|
xxx.xx
|
|
a) Aumentar el saldo en
libros de la empresa. (1) los cobros
realizados por el banco y (2) cualquier ingreso por intereses ganados sobre el dinero
depositado en el banco. Estas partidas se identifican comparando los depósitos relacionados en el estado de cuenta del banco con la relación de cobros de la
compañía. Aparecen como cobros de efectivo en el estado de cuenta del banco, pero no en
los libros de la empresa.
b) Rebajar del saldo en
libros de la empresa: (1) los cargos
por servicios, (2) el costo de los cheques impresos y (3) otros cargos realizados por el
banco (por ejemplo, cargos por cheques sin fondo, o de la fecha vencida). Estas partidas
se identifican comparando los otros cargos
relacionados en el estado de cuenta del banco con los desembolsos de efectivo registrados
en los libros de la empresa. Aparecen como disminuciones en el estado de cuenta del banco,
pero no en los libros.
5.
Realizar los
asientos de diario correspondientes a cada partida que se describe en el punto 3, es
decir, cada partida que aparece en la sección de libros de la empresa porque afectan el
efectivo.
6.
Corregir todos los
errores en libros y notificar al banco de cualquier error cometido por el banco que se
haya detectado por la empresa.
7.
La
conciliación bancaria debe ser firmada por la persona que lo realizó y aprobada por el
contador.
8.
Siempre
debe conservarse un ejemplar de la conciliación bancaria en archivo, por cuanto es un
documento que los auditores siempre solicitan para su comprobación.