1. Introducción
En el mundo empresarial el efectivo es visto como la
parte más importante y delicada en cuanto a la
manipulación, uso y preservación del mismo, es por
ello que en toda empresa nunca
debe faltar buenas directrices que garanticen el buen
aprovechamiento del este activo. Dicha importancia radica en que
el efectivo es el medio por el cual se logran obtener bienes o
servicios,
útiles para el objetivo
general de una empresa y que
generalmente se maneja por medio de la tenencia del mismo en
cuentas
bancarias. En la mayoría de los casos el saldo del
estado de
cuenta bancaria al final de cada mes y el saldo que aparece en
los libros del
depositante, no coinciden, en estos casos es necesario efectuar
una conciliación mensual con cada uno de los bancos en los
cuales se tengan cuentas corrientes, de esta forma determinan las
diferencias existentes y se consigue el saldo
correcto.
La conciliación bancaria no es un registro
contable, sino una herramienta de control
interno del efectivo. El presente documento trata sobre el
procedimiento,
métodos y
las reglas de presentación para elaborar una
conciliación bancaria.
2. Procedimiento contable previo para la elaboración de una conciliación bancaria
Uno de los mayores problemas que
se presentan a la hora de elaborar una conciliación, es
que a veces NO se sabe que hacer con los ajustes hechos el mes
anterior, a continuación se presentan algunos pasos o
recomendaciones anteriores al estudio de los libros para proceder
con la conciliación del mes correspondiente.
PARTIDA O CAUSA
|
PROCEDIMIENTO
|
|
EMPRESA
|
BANCO
|
|
PARTIDAS NO REGISTRADAS EN EL
BANCO
|
|
|
PARTIDAS NO REGISTRADAS EN LA
EMPRESA
|
|
|
ERRORES
|
|
|
Importante: de NO encontrar los ajustes de los
errores asentados en los libros y/o estado de cuenta bancario
(actuales) estas se deben tomar en cuenta para la
conciliación actual o si estuviesen pero con diferencia en
cantidad o mal ubicados, de igual forma se tomará en
cuenta para su correspondiente ajuste en la conciliación
actual de darse el caso contrario en que SI se encuentren tales
partidas ya registradas en los libros y/o estado de cuenta
bancario (actuales) con y con montos compatibles las mismas no se
toman en cuenta para ningún tipo de ajuste.
3. Normas para la elaboración del documento
Luego de realizar dichas revisiones se procede a la
inspección de los libros de
la empresa
conjuntamente con el estado de
cuenta enviado por el banco y
así detectar cuales son las discrepancias que existen
entre los dos para poder
ajustarlas. Al cotejar y detectar todas las diferencias y/o
equivocaciones que puedan tener dichos registros se debe
elaborar el documento que avale la elaboración de la
conciliación, esto respetando algunas normas de
presentación que se demuestran a
continuación:
- Encabezado.- el encabezado debe poseer como requisitos básicos:
- Nombre de la empresa o razón social.
- Nombre del documento "Conciliación Bancaria".
- Fecha a la cual se está elaborando el documento.
- Nombre del Banco y número de la cuenta a conciliar.
- Nombre de la persona que elabora el documento.
- Tipo de método a utilizar (opcional).
- Cuerpo.- la estructura del cuerpo va a depender del método que se valla a utilizar para realizar la conciliación.
-
- Saldos correctos. (cuatro o dos columnas)
- Saldos encontrados. (una sola columna)
En esta parte de es donde se mostraran todas las
diferencias que puedan existir entre los dos saldos, y es igual
para los dos métodos el
orden que explicaré en el numeral posterior. Lo
único que varia en la presentación de los
métodos es en el número de columnas y el signo
(positivo o negativo) que se le asigna a las partidas que causan
discrepancia entre los saldos.
- Pie del documento.- independientemente del método que se utilice al final deben aparecer las rúbricas del autor de la conciliación, la persona que la conforma y las necesarias para mantener un eficiente control interno en la empresa.
4. Métodos para elaborar una conciliación bancaria
4.1. Saldos correctos
A tales efectos me primero me centraré en el
método Saldos Correctos por ser el método
más utilizado y didáctico en cuanto a su aprendizaje para
la elaboración de una conciliación y que en
sí para efectos de lo que a continuación
explicaré será igual para los dos métodos.
Lo cual consiste en comparar el estado de
cuenta enviado por el banco con los registros asentados en el
libro mayor de
banco de la empresa, para luego proceder a ajustar las
diferencias hasta lograr que los dos saldos sean iguales. Para
empezar a preparar dicho documento por dicho método, es de
suma importancia que se conozcan las normas de
presentación y estructuración del cuerpo del
mismo:
-
- Cheques en Tránsito: o cheques pendientes, son aquellos que a consecuencia de haberse emitido un cheque pero a la fecha de realizar la conciliación, el mismo no ha sido cobrado por el beneficiario en el banco, por lo que aparecerá Abonado el los libros de la empresa y no estará Cargado en el estado de cuenta bancario hasta que sea cobrado.
- Depósitos en Tránsito: son aquellos depósitos que se por lo general se envían al final de mes y estos no son Acreditados en el banco por lo que estarán Cargados en los libros de la empresa pero no en estado de cuenta del mes.
- Primero, se presentan las "Partidas no registradas en el Banco", donde se incluyen las partidas no asentadas por parte del banco y solo se toman en cuenta en este renglón los:
- Notas de Crédito: son todos los abonos efectuados por parte del banco por concepto de: descuentos de giros, pignoraciones, pagares, intereses a favor de la empresa, entre otros, pero que no se han cargado en nuestros libros.
- Notas de Débitos: Son cargos efectuados por el banco a la empresa por concepto de: cobro de intereses, comisiones, efectos descontados devueltos, entre otros, que por no haberse recibido la información respectiva del mismo no se ha abonado en los libros de la empresa.
- Cheques Omitidos ó no Registrados: son los cheques que se emitieron realmente pero que nunca fueron asentados en los libros de la empresa.
- Depósitos Omitidos ó no Registrados: son los depósitos que se realizaron pero no se hizo su correspondiente registro.
- Segundo, se presentan las "Partidas no registradas en Libros" donde se incluyen las partidas no asentadas u omitidas por parte de empresa donde se encuentran:
-
- Cheques de diferentes cantidades: son los cheques que se abonan con un monto por encima o por debajo del monto de emisión.
- Depósitos de diferentes cantidades: son los depósitos que se cargan con un monto por encima o por debajo del monto de emisión.
- Cheques mal ubicados: son aquellos que en vez de abonarlos se cargaron.
- Depósitos mal ubicados: son aquellos en vez de ser cargados fueron abonados en los libros de la empresa.
- Notas de Débito y Crédito mal ubicadas: son aquellos que por error se cargan en vez de abonarse y viceversa.
- Depósitos ó Cheques de otros bancos: son aquellos que por error se cagan o abonan en los libros, pero que no corresponden a esa cuenta o banco, ya que se pueden tener diversas cuentas en diversos bancos.
- Cheques Caducados: son aquellos cheques a los cuales llega su fecha de vencimiento y todavía no se han ido a cobrar en el banco, por lo que hay que desincorporarlos haciéndoles un cargo por el monto del mismo.
- Errores de la Empresa: es donde se incluyen los ajustes de todas los errores y equivocaciones por parte de la empresa, entre las cuales tenemos:
- Cheques de diferentes cantidades: son los cheques que se cargan con un monto por encima o por debajo del monto de emisión.
- Depósitos de diferentes cantidades: son los depósitos que se abonan con un monto por encima o por debajo del monto de emisión.
- Cheques Omitidos ó no registrados: son los cheques que se emitieron realmente pero no fueron asentados en el estado de cuenta bancario.
- Depósitos Omitidos ó no registrados: son los depósitos que se emitieron realmente pero no fueron asentados en el banco.
- Cheques mal ubicados: son aquellos que en vez de cargarlos se abonaron.
- Depósitos mal ubicados: son aquellos en vez de abonarlos fueron cargados en el estado de cuenta bancario.
- Notas de Débito y Cedito mal ubicadas: son aquellos que por error se cargan en vez de abonarse y viceversa.
- Depósitos ó Cheques de otras Empresas: son aquellos que por error se cagan o abonan en el banco, pero que no corresponden a esa cuenta, puesto que un banco posee diversos clientes.
- Errores del Banco: aunque no son muy comunes, aquí se incluyen los ajustes de todas las omisiones, errores y equivocaciones por parte del Banco, entre las cuales tenemos:
-
- Tercero, se deben presentar los "Errores", donde se reflejan todos los ajustes por concepto de equivocaciones que puedan tener los dos documentos cotejados:
Importante: el orden del 1) al 3)
se deben presentar tal cual se mostró aquí,
contrario a sus numerales o desgloses cuyo orden puede ser
cualquiera, lo primordial es que se plasmen todos los ajustes
necesarios para lograr los saldos correctos o
encontrados.
Ejemplo de una conciliación elaborada por el
método saldos correctos:
El siguiente documento refleja los movimientos del mes
de julio en el libro mayor de banco Bolívar
Fuerte perteneciente a El Trébol C.A.:
LIBRO MAYOR DE BANCO BOLÍVAR
FUERTE CODIGO DE CUENTA Nº: 1.1.02.01.02 |
CTA. CORRIENTE Nº
5698-22356-96
MOVIMIENTOS JULIO DE
2006
|
||||
FECHA
|
CONCEPTO
|
DEBE
|
HABER
|
SALDO
|
|
01/07/06
|
Saldo |
230.000,00
|
|||
01/07/06
|
Corrección del Depósito Nº
1956 |
166.500,00
|
396.500,00
|
||
01/07/06
|
Corrección del Cheque Nº
4505 |
122.600,00
|
273.900,00
|
||
02/07/06
|
Cheque Nº 4508 |
47.700,00
|
226.200,00
|
||
04/07/06
|
Depósito Nº 3984 |
180.000,00
|
406.200,00
|
||
06/07/06
|
N.C. Efectos descontados |
100.000,00
|
506.200,00
|
||
14/07/06
|
Cheque Nº 4509 |
55.000,00
|
451.200,00
|
||
20/07/06
|
Cheque Nº 4510 |
52.000,00
|
399.200,00
|
||
25/07/06
|
Depósito Nº 4866 |
130.000,00
|
529.200,00
|
||
28/07/06
|
Cheque Nº 4511 |
65.500,00
|
463.700,00
|
||
30/07/06
|
Depósito Nº 5698 |
78.000,00
|
541.700,00
|
||
28/07/06
|
Cheque Nº 4512 |
15.800,00
|
525.900,00
|
||
31/07/06
|
Depósito Nº 6892 |
40.000,00
|
565.900,00
|
Este es el estado de cuenta enviado por el banco al 31
de julio de 2006:
BANCO BOLÍVAR FUERTE
S.A.C.A. Capital Bs. 280.000.000,00 ESTADO DE CUENTA DESDE 01/07/2006 HASTA 31/07/2006 |
CONTROL Nº
3377233
EL TRÉBOL
C.A.
Código de cuenta Nº
5698-22356-96
PÁG. 1/1
|
|||
FECHA
|
CONCEPTOS
|
CARGOS
|
ABONOS
|
SALDOS
|
JULIO
|
Saldo |
185.900,00
|
||
01
|
Depósito Nº 2365 |
153.800,00
|
339.700,00
|
|
02
|
Cheque Nº 4508 |
47.700,00
|
292.000,00
|
|
05
|
Depósito Nº 3984 |
180.000,00
|
472.000,00
|
|
06
|
N.C. Efectos descontados |
100.000,00
|
572.000,00
|
|
06
|
N.D. Gastos
de cobranza |
5.000,00
|
567.000,00
|
|
15
|
Cheque Nº 4506 |
25.000,00
|
542.000,00
|
|
20
|
Cheque Nº 4510 |
25.000,00
|
517.000,00
|
|
25
|
Depósito Nº 4866 |
130.000,00
|
647.000,00
|
|
30
|
Depósito Nº 5698 |
78.000,00
|
725.000,00
|
Ahora veremos la conciliación que se
realizó el mes pasado para ajustar los saldos,
véase que ya traen un saldo distinto desde el principio,
230.000,00 Dr. según libros y 185.900,00 según
banco Cr.
EL TRÉBOL
C.A.
|
|||
CONCILIACIÓN
BANCARIA
|
|||
BANCO BOLÍVAR FUERTE AL
30/06/06
|
|||
CORRIENTE Nº
5698-22356-96 |
MÉTODO: SALDOS
CORRECTOS
|
||
DESCRIPCIÓN
|
PARCIAL
|
LIBROS
|
BANCO
|
Saldos al 30/06/06 |
|
230.000,00
|
-185.900,00
|
CHEQUES EN TRÁNSITO |
|
|
|
17/06/06 Cheque Nº 4506 |
25.000,00
|
|
|
20/06/06 Cheque Nº 4507 |
40.800,00
|
|
65.800,00
|
DEPÓSITOS EN TRANSITO |
|
|
|
30/06/06 Deposito Nº 2365 |
153.800,00
|
|
-153.800,00
|
ERRORES DE EMPRESA |
|
|
|
Deposito Nº 1956 registrado |
18.500,00
|
|
|
Deposito Nº 1956 correcto |
185.000,00
|
166.500,00
|
|
Cheque Nº 4505 mal ubicado |
61.300,00
|
-122.600,00
|
|
SALDOS CORRECTOS AL 30/06/06 |
273.900,00
|
-273.900,00
|
Como se puede notar en la conciliación anterior
se ajustaron los saldos de los libros y el banco hasta que los
mismos se igualaron, lo cual resulta ser el fin de la
conciliación.
Ahora elaboraré la conciliación del mes de
julio con el mismo método para demostrar cuales son las
diferencias entre los dos a y así llegar a los "saldos
correctos" que deberían tener ambos.
Como ya se explicó en la primera parte primero se
deben cotejar las partidas que fueron ajustadas en la
conciliación pasada, a lo que se debe inspeccionar si
dichas partidas ya fueron asentadas, de lo contrario se
deberían tomar en cuenta para la conciliación
actual.
De tal forma se puede notar el cheque Nº 4506 ya
fue cobrado por su beneficiario el 15 julio, contrario del
Nº 4507 el cual todavía no aparece en el estado de
cuenta como cobrado, por lo que si el cheque no tiene fecha de
vencimiento éste se considera que todavía esta en
tránsito.
También véase que el depósito
Nº 2365 fue asentado en los libros del banco al valor que se
registró en libros, de haber alguna diferencia en los
depósitos o cheques en transito, se procede a determinar
de quien es el error, porque de darse tal caso, ya sea por
omisión o diferencia en cantidad, el ajuste de dichas
partidas se debe reflejar en la conciliación del mes de
julio.
Los errores de empresa también fueron asentados
en el libro mayor de Banco, por lo que no se tomarán en
cuenta para ajustar.
Ahora, se revisan cuales son las diferencias que
surgieron como consecuencia de las operaciones
realizadas en el mes de julio, por lo que se coteja partida por
partida, en este ejemplo se encuentran los siguientes: como
cheques en transito están en Nº 4507 del mes pasado,
y el Nº 4509, 4511 y 4512 de este mes, como depósitos
en transito tenemos solo el Nº 6892, existe una Nota de
Debito por gastos de cobraza de los efectos descontados que no se
registró, y finalmente encontramos una diferencia en el
cheque Nº 4510 el cual se registró en libros por Bs.
52.000,00 y aparece cobrado por Bs. 25.000,00, con un análisis de los soportes encontrados se
dedujo que error fue de la empresa.
Al encontrar las partidas que se van a ajustar se
procede a realizar el documento de control
interno:
EL TRÉBOL
C.A.
|
|||
CONCILIACIÓN
BANCARIA
|
|||
BANCO BOLÍVAR FUERTE AL
31/07/06
|
|||
CORRIENTE Nº
5698-22356-96 |
MÉTODO: SALDOS
CORRECTOS
|
||
DESCRIPCIÓN
|
PARCIAL
|
LIBROS
|
BANCO
|
Saldos al 31/07/06 |
565.900,00
|
-725.000,00
|
|
CHEQUES EN TRÁNSITO |
|||
20/06/06 Cheque Nº 4507 |
40.800,00
|
||
14/07/06 Cheque Nº 4509 |
55.000,00
|
||
28/07/06 Cheque Nº 4511 |
65.500,00
|
||
28/07/06 Cheque Nº 4512 |
15.800,00
|
177.100,00
|
|
DEPÓSITOS EN TRANSITO |
|||
31/07/06 Deposito Nº 6892 |
40.000,00
|
-40.000,00
|
|
NOTAS DE DEBITO |
|||
06/07/06 Gastos de Cobranza |
5.000,00
|
-5.000,00
|
|
ERRORES DE EMPRESA |
|||
Cheque Nº 4510 registrado |
52.000,00
|
||
Cheque Nº 4510 correcto |
25.000,00
|
27.000,00
|
|
SALDOS CORRECTOS AL 31/07/06 |
587.900,00
|
-587.900,00
|
Ahora veamos el mismo documento pero elaborado con
cuatro columnas:
EL TRÉBOL
C.A.
|
||||
CONCILIACIÓN
BANCARIA
|
||||
BANCO BOLÍVAR FUERTE AL
31/07/06
|
||||
CORRIENTE Nº
5698-22356-96 |
MÉTODO: SALDOS
CORRECTOS
|
|||
DESCRIPCIÓN
|
LIBROS
|
BANCO
|
||
DEBE
|
HABER
|
DEBE
|
HABER
|
|
Saldos al 31/07/06 |
565.900,00
|
|
|
725.000,00
|
CHEQUES EN TRÁNSITO |
|
|
|
|
20/06/06 Cheque Nº 4507 |
|
|
40.800,00
|
|
14/07/06 Cheque Nº 4509 |
|
|
55.000,00
|
|
28/07/06 Cheque Nº 4511 |
|
|
65.500,00
|
|
28/07/06 Cheque Nº 4512 |
|
|
15.800,00
|
|
DEPÓSITOS EN TRANSITO |
|
|
|
|
31/07/06 Deposito Nº 6892 |
|
|
|
40.000,00
|
NOTAS DE DEBITO |
|
|
|
|
06/07/06 Gastos de Cobranza |
|
5.000,00
|
|
|
ERRORES DE EMPRESA |
|
|
|
|
Corrección del Cheque Nº
4510 |
27.000,00
|
|
|
|
SUBTOTALES |
592.900,00
|
5.000,00
|
177.100,00
|
765.000,00
|
SALDOS CORRECTOS AL 31/07/06 |
587.900,00
|
|
|
587.900,00
|
Donde como se observa, los ajustes se realizan en por
cuatro columnas sin colocar ningún signo negativo porque
de esta forma en completamente innecesario, se realiza la
sub-totalización donde se suma verticalmente todas las
columnas para luego extraer el saldo definitivo a través
de la diferencia de ambos, tanto en libros como en
banco.
4.2. Saldos encontrados
Este método se basa en la elaboración la
conciliación empezando con alguno de los dos saldos, (el
de Banco o el de la Empresa), para luego reflejar en una sola
columna las diferencias, depósitos o cheques que compensen
las discrepancias entre ambos, para que al final se encuentre en
saldo contrario, lo cual resulta ser la finalidad de éste
método.
Para ejemplificar tomaremos en cuenta el anterior, por
lo que señalaré la presentación del
documento:
EL TRÉBOL
C.A.
|
||
CONCILIACIÓN
BANCARIA
|
||
BANCO BOLÍVAR FUERTE AL
31/07/06
|
||
CORRIENTE Nº
5698-22356-96 |
MÉTODO: SALDOS
ENCONTRADOS
|
|
DESCRIPCIÓN
|
PARCIAL
|
TOTAL
|
SALDO SEGÚN BANCO AL
31/07/06 |
725.000,00
|
|
CHEQUES EN TRÁNSITO |
|
|
20/06/06 Cheque Nº 4507 |
40.800,00
|
|
14/07/06 Cheque Nº 4509 |
55.000,00
|
|
28/07/06 Cheque Nº 4511 |
65.500,00
|
|
28/07/06 Cheque Nº 4512 |
15.800,00
|
-177.100,00
|
DEPÓSITOS EN TRANSITO |
|
|
31/07/06 Deposito Nº 6892 |
40.000,00
|
40.000,00
|
NOTAS DE DEBITO |
|
|
06/07/06 Gastos de Cobranza |
5.000,00
|
5.000,00
|
ERRORES DE EMPRESA |
|
|
Cheque Nº 4510 registrado |
52.000,00
|
|
Cheque Nº 4510 correcto |
25.000,00
|
-27.000,00
|
SALDO SEGÚN LIBROS AL
31/07/06 |
565.900,00
|
Nótese que en este caso se comenzó con el
saldo del estado de cuenta (Bs. 725.000,00 Cr.), luego se
reflejaron todos los ajustes al igual que el método
anterior, pero en una sola columna, hasta que al final se
"encontró" el saldo del mayor de Banco (Bs. 565.900,00
Dr.).
Bibliografía
Paton, N. A., Manual del contador, Editorial Mc
Graw Hill, Argentina, III Edición
1994
Finney Miller, Curso de contabilidad, Capitulo
III, Editorial Mc Graw Hill, México, II
Edición 1999
Francy Ortiz, Guía de estudio El Efectivo,
Subproyecto Contabilidad
II, UNELLEZ-APURE. 2004
Enviado por:
Adrian A. Castillo G.
Estudiante del X semestre de Contaduría
Pública, y Administración
Pública, Preparador Académico del Subproyecto
Contabilidad I y Contabilidad II, Universidad
Nacional Experimental de los Llanos Occidentales Ezequiel Zamora
UNELEZ-APURE. San Fernando de Apure abril de 2007. Venezuela.
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